L’Organismo di Vigilanza tra attività di controllo e ruolo di garanzia

Premessa

L’art. 6 del D.lgs. 231/2001 subordina la valutazione circa l’adeguatezza e l’efficacia del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, tra le altre condizioni, anche alla costituzione di un organo di controllo, dotato di autonomia e indipendenza, i cui compiti consistono nella verifica sul corretto funzionamento e aggiornamento del Modello.

Il legislatore si è limitato, seppure in maniera generica e sintetica, ad enunciare i compiti e i poteri dell’OdV, conferendogli, al primo comma, “il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento” e definendolo al contempo come un ente “dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo”.

Questi poteri si esplicano, ancora prima che a mezzo ispettivo, con la collaborazione delle singole unità produttive a cui, ai sensi del secondo comma, un Modello efficacemente predisposto impone obblighi di informazione periodica all’OdV.

Per queste ragioni è facile comprendere perché l’Organismo svolga un vero e proprio ruolo di chiusura del sistema immaginato dal D.lgs. 231/2001.

Le funzioni dell’Organismo di Vigilanza

L’Organismo di Vigilanza è destinatario di informazioni su tutti i processi aziendali che sono ad esso indirizzate dai soggetti che presidiano i processi a rischio reato.

L’attività di vigilanza e controllo di tale Organo sull’adeguatezza ed efficacia del Modello fa sì che questo sia destinatario di una enorme mole di informazioni, racchiuse nei flussi informativi, nella documentazione di supporto che ogni area di processo ha a disposizione per eventuali controlli, nonché in eventuali notizie su illeciti commessi.

Ecco perché l’efficace predisposizione del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo è collegata a doppio filo alla valida costituzione di tale Organo di controllo, dotato di autonomia e indipendenza e predisposto alla verifica del corretto funzionamento e aggiornamento del modello.

Attesa la delicatezza del ruolo, i membri di questo ufficio devono essere scelti tra persone dotate di indipendenza ed autonomia, requisiti fondamentali per il corretto esercizio dei compiti di controllo e vigilanza assegnati ai suoi membri.

Inoltre, devono essere muniti dei requisiti della professionalità e onorabilità, che valgono a intrecciare le competenze interdisciplinari con cause di inesigibilità e decadenza, al fine di garantire un adeguato livello di conformità normativa.

Tali connotati sono funzionali all’esercizio delle funzioni cui l’Organismo di Vigilanza è preposto e che comprendono sia poteri di iniziativa che poteri di controllo.

Sotto il profilo operativo, l’Organismo è dotato di poteri di iniziativa e controllo funzionali allo svolgimento dei suoi compiti: da una parte, monitora i flussi informativi che gli pervengono da ogni compagine aziendale secondo le cadenze previste nel MOG, dall’altra, predispone attività di ispezione e controlli di secondo livello in merito ad eventuali segnalazioni di non conformità ricevute.

I compiti di questo Ufficio sono da ritenersi molto delicati perché l’analisi dei flussi e della documentazione ad esso destinata rappresenta la prima spia di una mancata efficace attuazione del Modello, lasciando scoperta un’eventuale area di responsabilità dell’ente.

Posto che il presupposto essenziale della sua operatività risiede nella costante e assoluta collaborazione con le varie funzioni aziendali – in conformità con l’obbligo di reportistica indicato nel Modello – a titolo esemplificativo possono essere segnalati, tra gli atti diretti all’Organismo di Vigilanza, quelli relativi alle violazioni o presunte tali delle regole previste dal Modello o dalle procedure a questi collegati; atti inerenti la commissione di eventuali fatti reato previsti dal catalogo del D.lgs. 231/2001; documenti trasversali di enti di certificazione che abbiano rilevato eventuali non conformità considerate quali spie della possibile verificazione dei reati.

E’ chiaro quindi che il Modello deve prevedere idonei meccanismi di reportistica interna che possano essere indirizzati all’OdV.

Ad ogni segnalazione corrisponderà un approfondimento dell’Organismo di Vigilanza al fine di saggiare la veridicità dell’informazione e a fondare un convincimento sulle eventuali misure da prendere.

Conclusioni

La Guardia di Finanza da anni adotta circolari interne secondo le quali l’oggetto delle verifiche giudiziarie attiene proprio a“ la completezza, soprattutto in termini di qualità, e la tempestività delle informazioni destinate all’organismo di controllo, allo scopo di constatare l’effettivo funzionamento dei meccanismi di prevenzione predisposti e la concreta capacità di reazione del citato organismo di vigilanza nello specifico contesto” (così, Circolare della Guardia di Finanza n. 83607/2012).

E’ evidente allora come il ruolo dell’Organismo di Vigilanza non possa essere relegato a quello di un verificatore formale del rispetto delle cadenze previste dal Modello, ma debba al contrario essere considerato il primo vero baluardo non solo e tanto alla mera efficacia del sistema di gestione adottato, ma anche alla funzionalità dell’azienda al fine di evitare che la stessa possa comunque incappare nelle sanzioni previste dal Decreto, con special riferimento all’interdizione dalla prosecuzione dell’attività.